موظف الاستقبال المضياف

نبذة عن الورشة

عندما يتواصل الأشخاص مع المؤسسات من خلال الاتصال الهاتفي أو إرسال الفاكس أو البريد الإلكتروني أو من خلال الزيارة المباشرة، يكون موظفو الاستقبال هم المسؤولين عن الترحيب بهم وتلبية احتياجاتهم، سواء من خلال توجيههم إلى الشخص القادر على مساعدتهم أو من خلال تقديم المساعدة لهم بشكل مباشر.

تزوّد هذه الورشة الغنية بالمحتوى المشاركين العاملين في وظائف الاستقبال بالمهارات والقدرات اللازمة للتميز والتألق في أدوارهم، والارتقاء بمستوى أدائهم وتحقيق التميز في وظائفهم.

أهداف التعلم

بنهاية هذه الورشة، سيكون المشاركون قادرين على:

• فهم أدوارهم ومسؤولياتهم

• التعامل مع الأشخاص صعبي المراس

• بدء وإنهاء نوبات العمل بالشكل الصحيح

• تنظيم مهامهم وأعمالهم بشكل أفضل

• تحقيق التميز في وظائفهم

المحاور المغطاة

1. بدء نوبة العمل

أ. فتح المكتب

ب. استلام المهام من موظف استقبال آخر

ج. الاستعداد والعمل خلف مكتب الاستقبال

2. خلال نوبة العمل

أ. آداب التعامل

ب. إعداد قائمة المهام

ج. إدارة مكتب الاستقبال

د. استقبال الزوار وتوجيههم ومرافقتهم

هـ. إدارة الزيارات والمكالمات في الوقت نفسه

و. تسجيل البيانات

ز. إدارة المواعيد

ح. حفظ وترتيب الملفات

ط. توظيف التكنولوجيا في إنجاز المهام

3. إنهاء نوبة العمل

أ. تنظيم الأعمال والمهام المعلّقة

ب. ترتيب وتنظيم مكتب الاستقبال

المدة: 4 ساعات