المساعد الشخصي المثالي والمنظّم

الملخص

يلعب المساعدون الشخصيون دوراً محورياً في حياة مديريهم، وقد صُممت هذه الورشة لتعزيز مهاراتهم في إدارة المكاتب، وإدارة الجداول الزمنية بفعالية، وتنظيم الاجتماعات، وتدوين محاضر الاجتماعات، وتحقيق التنظيم والمتابعة، بالإضافة إلى مجموعة من المهارات المهمة التي تسهّل أداء مهامهم، وبالتالي تدعم أداء الأشخاص الذين يتبعون لهم إدارياً.

من يجب أن يحضر؟

· المساعدون الشخصيون

· أمناء السر

· مديرو المكاتب

· المديرون الإداريون

المحاور التي سيتم تناولها

1- مقدمة

a. متلازمة فرط تدفق المعلومات

b. صفات الموظف الذي يدير مكتبه بكفاءة

2- مساعدة نفسك على المستوى الشخصي

a. تطوير المهارات

b. المهارات الشخصية والتعامل مع الآخرين

c. مهارات التواصل

d. تكنولوجيا المعلومات

e. الإنترنت

f. تقنيات المكتب

g. المهارات الأساسية والضرورية

3- استخدام الأجندة الشخصية

a. استخدام الـ Filofax

b. ماذا يتضمن المنظّم الشخصي؟

4- تنظيم المواعيد النهائية

a. النصائح الخمس

5- أساسيات إدارة الوقت

a. ترتيب أولويات وقتك

b. مصفوفة العاجل والمهم

c. التخطيط بذكاء

d. التغلب على التسويف

e. تنظيم مساحة العمل

6- المتابعة

a. مقدمة إلى الخرائط الذهنية

b. استخدام كامل قدرات العقل للتذكر

7- إتيكيت التعامل عبر الهاتف

a. الترحيب

b. الرد

c. المحتوى

d. نبرة الحديث والتأكيد

e. وضع المتصل قيد الانتظار

f. إنهاء المكالمة

8- المراسلات الرسمية في بيئة الأعمال

a. متى لا يكون البريد الإلكتروني هو الخيار المناسب؟

9- البريد الإلكتروني، والمذكرات الداخلية، والإملاء

a. القواعد الـ18 الأساسية للبريد الإلكتروني

b. المذكرات الداخلية

c. الإملاء

10- الاجتماعات، ومحاضرها، وتوزيعها، ومتابعتها

a. التخطيط المسبق

b. تدوين الملاحظات – أثناء الاجتماع

c. كتابة محاضر الاجتماعات باستخدام جهاز التسجيل

d. توزيع أو مشاركة محاضر الاجتماعات

e. حفظ وأرشفة محاضر الاجتماعات للرجوع إليها مستقبلاً

11- إدارة الأجندة والمواعيد

a. تنسيق المواعيد باستخدام الألوان

b. التفكير في الفترة التي تسبق الاجتماع والتي تليه

c. وقت التنقل والسفر

d. الحذف أو عدم الحذف

e. تخصيص فترات زمنية للعمل

12- الأرشفة

a. إدارة الوقت

b. الإدارة الفعّالة للملفات

c. ترتيب أولويات الملفات التي تتطلب إجراءً

13- السفر، والمواصلات، والإقامة

a. مناقشة ترتيبات السفر مسبقاً

b. حجز الرحلة

c. ترتيب الفندق والمواصلات

d. مراجعة التفاصيل

14- كيفية استخدام محركات البحث

a. ما الذي تحتاج إلى معرفته؟

b. البحث على شبكة الإنترنت

15- شراء القرطاسية والمعدات المكتبية وتحديد الحد الأدنى للمخزون

a. فهم الحد الأدنى للمخزون (Par Level)

b. البحث عن الأسعار

16- أساسيات العروض التقديمية باستخدام PowerPoint

a. القواعد الأساسية لتقديم العروض

b. استخدام الخطوط باعتدال

c. اختيار الخطوط بعناية

d. تجنب الإفراط في استخدام النصوص

e. القواعد الأساسية

f. أخطاء تقديم العروض

g. إرشادات إعداد عروض PowerPoint

h. اختيار نظام الألوان

i. استخدام الألوان المتباينة

j. استخدام القصاصات الفنية والرسومات

17- تخطيط الفعاليات

a. أساسيات تخطيط الفعاليات

18- مبادئ التفويض

a. مزايا التفويض

b. المبادئ التسعة للتفويض

c. مستويات التفويض

المنهجية

· تقنيات بصرية وسمعية

· سرد القصص

· دراسات الحالة

· التطبيق العملي

المدة: 12 ساعة