التصنيف والأرشفة

الملخص

السجل هو أي وسيلة توفر معلومات، ويمكن أن يكون السجل محفوظاً على أي نوع من الوسائط. وتُعد السجلات جزءاً أساسياً من عمل المؤسسات، ولذلك يجب إدارتها منذ لحظة إنشائها أو استلامها، مروراً بتوزيعها واستخدامها وحفظها وصيانتها، وصولاً إلى إتلافها نهائياً أو أرشفتها بشكل دائم.

صُممت هذه الورشة حول عمليات تصنيف السجلات وحفظها واسترجاعها ونقلها وأرشفتها، باعتبارها جميعاً جزءاً أساسياً من برنامج متكامل لإدارة السجلات.

أهداف التعلم

بنهاية هذه الورشة، سيكون المشاركون قادرين على:

· وضع إرشادات لتطوير إجراءات تشغيلية لإدارة السجلات الحيوية

· اقتراح حلول للمشكلات الشائعة المتعلقة بحفظ وتصنيف الملفات

· تطبيق نظام ناجح وملائم لإدارة الملفات وحفظها

المحاور التي سيتم تناولها

1- ما هي إدارة السجلات؟

2- تصنيف الملفات وحفظها

3- طرق حفظ وتخزين الملفات

4- معدات ومستلزمات حفظ الملفات

5- علامات التصنيف المستقيمة (Straight Line Tabs)

6- اختيار المعدات المناسبة

7- الخطوات الست لإجراءات إدارة السجلات

8- استرجاع السجلات ونقلها

9- الأرشفة

10- جدول الاحتفاظ بالسجلات

11- دورة حياة السجل

12- الأساليب الشائعة لنقل السجلات

13- أنواع الفهارس

المدة: 4 ساعات